Alat Kearsipan & Cara Menggunakan

1.       Alat Sortir

Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

2.       Numerator

Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).

3.       Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

4.       Kartu Index

Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan

5.       Filing cabinet

Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci.

6.       Tickler file

Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

7.      

Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip.

8.  

Folder

Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

9.   Guide

Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

10.    

Map Snelhecter
Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator